一、 目 的：为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明书。
二、 适用范围: 跟单部跟单员。
三、 定义:
3.1 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
3．2 跟单员：跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。
四、日常工作安排：
1、版单
1.1 收到客人资料或样版，对照原版或图片，用最快的时间整理出一份完整的工艺版单，
版单上必须有：客户名称、客户级别、客户款号、上海跟单姓名和东莞跟单姓名。
1.2查询纱线来源，在版单上注明纱线的成份、支数、缸号、色号、针种、组织架构纱
线来源和效版日期。
1.3 在通常情况下尺寸度法均需按照《度尺表》为标准进行度尺。若客人有特别指明的度法，则需在版单上进行特别注明。
1.4版单上要注明是什么版：如初版、复版，或者是销售版。整理好的版单跟单员需仔
细确认,原则上经跟单员整理确认后的资料需再电邮/传真给客人或上海营业部再次
确认,以防资料有误。客人初次确认OK的资料再交跟单主管进行审核，审核后的资
料再予发放。
1.5初版、复版资料需发放郑经理、李经理、版房、采购各一份；销售版单资料需发放
郑经理、李经理、版房、生产厂长、生产主管及品管主管各一份。发放时接单人
员需作签收记录，交版房版单时同时需附客人的版单原稿复印一份。
1.6 跟单员根据打版所需的辅料，提前填写《采购申请单》经经理签字审批后交采购员进行采购，采购回的物料（含大货辅料）需对其验收。
1.7纱线到东莞后，跟单员需第一时间通知生产厂长和吓数师傅。如果纱线有重大质量问题，需立即通知相关人员和上海营业部同事，并提出书面建议或更换纱线。
1.8如果客人要求打布片等需填写《打布版通知单》交于版房，由版房织版师傅到货仓领取纱线并于3小时内将织好的布片（不洗水）交于跟单部。
1.9寄版前，跟单要做详细记录，根据度尺示意图度尺、看质量、磅重量，记录纱线在打版中出现的情况，寄版前对版要拍照（含吊牌）留底，整理资料并保存。
1.10寄版后要进行跟踪，直到确认所有版都到达客人手中。同时跟进客人对复版的修改意见。
1.11收齐打版的所有资料：辅料的来源、价格、特殊工艺的做法、所需工时等进行报价。如果打版过程中客人有改动，要及时通知相关人员，对已经报价的款项进行更改。
2、报价
2.1 初办报价：当初版寄出之前应作好报价，但一定要注明此为初办价。若尺寸加大，
手工加复杂等需重新报价。
2.2 销售版报价：下销售版时应及时地报出销售版价格。
2.3 大货报价：根据销售版和初版之前的尺寸、手工偏差所带来的价格偏差重新来作整。报价时应注意外机市场行情、毛料价格是否稳定、尺寸变化（如客人有几个尺码）以及衣服辅料谁来提供等等。
2．4所有报价均需根据《报价公式表》进行报价，《报价单》必需由郑经理或李经理审批后才可报客人或上海营业部。
3、下单时拟两份合同
3．1 与上海营业部或客户签订“订购/加工合同”。
3．2 若外发加工时，需与外加工商签“委外加工合同”。
4、大货生产
4.1 资料汇总表：将每款的小图、订单数量、颜色、交货日期和每一款相对应的辅料注明清楚，并寄一份给上海确认。
整理/日期 批准/日期
4.2 工艺尺寸单：内容一定要详细，客户名、级别、款号、厂批号、纱线成份、支数、颜色和订单数量等。若某些部位名称在尺寸表中无法书面详细表达，则需配小图作参考，务必让人看得很明白。如果在生产过程中客人对某些地方进行了修改或变动，跟单员要对这些做特别声明，在备注栏内注明清楚日期及更改项目，且用醒目的荧光笔涂上以提示，同时收回以前的资料并作废。
4.3 跟单员负责所有本厂采购员所请购回来的毛料、辅料的验收工作，并在相关单据上
整理/日期 批准/日期
签名确认（大批量毛料时需货仓的《验收入库单》）。如有短缺及时向客人反应。
4.4跟单员在纱线、辅料到位后第一时间通知版房织版师傅。纱线到时要收齐纱线色卡，并用同色的'4至5毛筒织在一块布上（布片约25*100CM）看是否有色差、粗细毛等，若有则需立即通知生产部门。纱线无异常则需提供一份纱线清单给发单人员，否则发单人员不能控制订单的准确性。
4.5大货投产前，跟单部需整理一份完整的辅料通知书，注明辅料用在哪个位置、数量及做法、装箱件数及纸箱规格、箱唛内容要详细。
4.6正式生产前，需做一件大货产前版，所有的包装都需配齐、尺寸做工OK，挂上吊牌并签名。此版以供生产部门和品管部门参考、验货。样版由跟单员统一保管，其他部门借用需做好登记。
4.7在大货投产期间，跟单员每天要到车间对其每道工序进行半成品、成品检验，如有问题需立即反映生产部门或经理室经理，并监督、落实整改。
4.8 如需商检或测试的毛衫需提前做好准备，于大货出货前1周左右时间向生产部门上抽齐。
4.9 跟单员每天必需将当天的工作事项记录于《工作备忘记录本》上，记录当天的生产进度、产品情况。如生产进度与货期不吻合时要向生产厂长、李经理（或郑经理）汇报。次日必需完成的或需跟进的也要记录，以防次日遗忘。已完成的工作事项可以后面备注。
4.10 跟单员每天都需养成良好的工作习惯：文件分类归档、做好目录索引、文件夹标识清楚、桌面办公用品摆放整齐、待处理文件及已处理文件分层摆放、样版辅料等标识好并用文件袋包装好并叠放整齐。下班前需关好电脑、电灯，最后离职人员需检查空调及门窗有无关好才可离开。
5、出货准备情况
5.1验收报告要明确提出此订单出现的问题（大问题不能出货），需要工厂负责人签名才能发货。
5.2装箱单明细如数量、颜色、箱号、净重毛重等要书面正确（因为包装上出现的问题而遭到客户的索赔现象很普通）。
5.3出货后马上把装箱单交到财务部。
6、工作日报表
每天需整理一份《日报表》，记录当天的样版安排及完成情况。
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